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客服管理及客服常用规范用语
2020-04-09 15:52:33 来源:联系电话18153207199 作者: 【 】 浏览:697次 评论:0
 
 
 
第一、客服管理
 
  一、管理方法
  接待客人的方法
  (一)对待客人,不可因客人的身份、服装等而有不同态度,应以和蔼、机敏的态度来对待。
  (二)当客人进店时,应立刻与其打招呼。打招呼可用点头示意,亦可用简单的“您好”“欢迎光临”等寒暄用语。
  (三)要尽可能记住客人的特征、个性,尤其是耐性不佳、不易应付的客人特别要用心对待,设法与之谈成交易。
  (四)在接待客人的途中有必须起身接电话或办理其它重要事,须以眼神向客人示意,并示歉意。
  特别留心注意,在将物品交给对方时,应适时推荐合于该店的商品。部协议,以决定交易的对策及处理态度。
  客户意见处理
  (一)为加强对客户的服务,并培养服务人员“顾客第一”的观念,特举办客户意见调查,将所得结果,作为改进服务措施的依据。
  (二)客户意见分为客户的建议或抱怨及对技术员的品评除将品评资料作为技术员每月绩效考核之一部分外,对客户的建议或抱怨,服务部应特别加以重视,认真处理,以精益求精,建立本公司售后服务的良好信誉。
  (三)对客户的建议或抱怨,其情节重大者,本部门应即提呈总经理核阅或核转,提前加以处理,并将处理情况函告该客户;其属一般性质者,服务部门自行酌情处理之,并应将处理结果,以书面或电话通知该客户。
  (四)凡属加强服务及处理客户的建议或抱怨的有关事项,业务部门应经常与客服中心密切的联系,随时予以催办,并协助其解决所有困难问题。
  (五)对抱怨的客户,无论其情节大小,均应由业务主管亲自或专门派员前往处理,以示慎重。
  二、客服人员教育培训办法
  (一)针对“新进业务员”:
  1.由经理安排“新进业务员”受训。
  2.讲师:营销经理。
  3.受训的最后一节课由总经理讲话。
  (二)针对“全体业务员”:全体业务员每年集训两次,每次两天。总公司将设计课程,安排讲师(含:内聘、外聘)。
  (三)培训内容
  电话礼仪
  着装礼仪
  处理问题的技巧
  客户服务的十大注意事项
  客户满意度
  物流业务的服务标准
 
第二、常用客户服务用语
 
一、开头语以及问候语
  1.问候语
  “您好,欢迎致电_______客户服务热线,客服代表_______很高兴为您服务,请问有什么可以帮助您!”
  不可以说:“喂,说话呀!”
  2.客户问候客户代表
  “小姐(先生),您好。”时,客户代表应礼貌回应:“您好,请问有什么可以帮助您?”
  不可以说:“喂,说吧!”
  当已经了解了客户的姓名的时候,客户代表应在以下的通话过程中,用客户的姓加上“先生/小姐”保持礼貌回应称呼:“某先生/小姐,请问有什么可以帮助您?”
  不可以无动于衷,无视客户的姓名
  3.遇到无声电话时
  客户代表:“您好!请问有什么可以帮助您?”稍停5秒还是无声,“您好,请问有什么可以帮助您?”稍停5秒,对方无反映,则说:“对不起,您的电话没有声音,请您换一部电话再次打来,好吗?再见!”再稍停5秒,挂机。
  不可以说:“喂,说话呀!再不说话我就挂了啊!”
  
  二、无法听清
  4.(因用户使用免提而)无法听清楚时
  客户代表:“对不起,您的声音太小,请您拿起话筒说话好吗?”
  不可以说:“喂,大声一点儿!”
  5.遇到客户音小听不清楚时
  客户代表保持自己的音量不变的情况下:“对不起!请您大声一点,好吗?”若仍听不清楚,客户代表:“对不起!您的电话声音太小,请您换一部电话挂来,好吗?”,然后过5秒挂机。
  不可以直接挂机
  6.遇到电话杂音太大听不清楚时
  客户代表:“对不起,您的电话杂音太大,听不清,请您换一部电话再次打来好吗?再见!”稍停5秒,挂机。
  不可以直接挂机
  7.遇到客户讲方言客户代表却听不懂时
  客户代表:“对不起,请您讲普通话,好吗?谢谢!”当客户继续讲方言,不讲普通话时,客户代表:“对不起,请您找一个可以讲普通话的人来,好吗?谢谢!”。
  不可以直接挂机
  8.遇到客户讲方言,客户能听懂客户代表的普通话时
  客户代表应该在听懂客户所用方言的基础上,继续保持普通话的表达。
  不可以转换成客户的方言
  9.遇到客户抱怨客户代表声音小或听不清楚时
  客户代表:“对不起,(稍微提高音量),请问有什么可以帮助您?”
  不可以直接挂机
  
  三、沟通内容
  10.遇客户来电找正在上班的客户代表
  客户代表:“对不起,公司有规定,上班时间不允许接听私人电话,请您下班后再与她联系,谢谢您,再见!”或请其留下联系电话。
  不可以直接挂机
  11.若没有听清楚客户所述内容要求客户配合重复时
  客户代表:“对不起,麻烦您将刚才反映的问题再复述一遍,好吗?”
  不可以说:“喂,什么?!你说什么?”
  12.提供的信息较长,需要客户记录下相关内容时
  客户代表:“麻烦您记录一下,好吗?”
  不可以语速过快而没有提示
  13.遇到客户挂错电话
  客户代表:“对不起,这里是_______客户服务中心,请您查证后再拨。”(若有可能请根据客户的需求,引导客户拨打其它号码。)
  不可以说:“喂,打错电话了!请看清楚后再拨。”
  14.遇客户想直接拨打本公司内部其它部门电话时
  客户代表:“对不起,您能否将具体情况和联系电话告诉我,我帮您联系好吗?
  不可以说:“喂,说话呀!再不说话我就挂了啊!”
  
  四、抱怨与投诉
  15.遇到客户投诉热线难拨通、应答慢时(包括电话铃响三声后才接起)
  客户代表:“对不起,刚才因为线路忙,让您久等了!请问有什么可以帮助您?”
  不可以说:“喂,我也没办法,刚才线路忙啊!”
  16.遇到客户情绪激烈,破口大骂
  客户代表:“对不起,先生/小姐,请问有什么可以帮助您?”同时客户代表应调整好心境,尽量抚平客户的情绪,若无法处理,应马上报告现场业务主管。
  不可以说:“喂,嘴巴干净一点,这又不是我的错呀!”
  17.遇到客户责怪客户代表动作慢,不熟练
  客户代表:“对不起,让您久等了,我将尽快帮您处理。”
  不可以说:“喂,不好意思,我是新手啦!”
  18.遇到客户投诉客户代表态度不好时
  客户代表:“对不起,由于我们服务不周给您添麻烦了,请您原谅,您是否能将详细情况告诉我?”认真记录客户的投诉内容,并请客户留下联系方式,提交组长或主管处理。
  不可以说:“喂,刚才的电话不是我接的呀!”
  19.客户投诉客户代表(美容顾问)工作出差错
  客户代表:“对不起,给您添麻烦了,我会将您反映的问题如实上报主管,并尽快核实处理,给您带来的不便请您原谅!”并记录下客户姓氏、电话及复述投诉内容,如客户仍不接受道歉,客户代表:“对不起,您是否可以留下您的联系电话,由我们的主管与您联系处理,好吗?”迅速将此情况转告现场业务主管,现场业务主管应马上与客户联系并妥善处理。
  不可以说:“喂,这不关我的事,我不清楚,您挂_______电话吧。”
  20.遇到无法当场答复的客户投诉
  客户代表:“很抱歉,先生/小姐,多谢您反映的意见,我们会尽快向上级部门反映,并在_______小时之内(简单投诉)/_______小时之内(复杂投诉)给您明确的答复,再见!”
  不可以说:“喂,我不清楚,您过两天再来电话吧。”
  21.对于客户投诉,在受理结束时
  客户代表:“很抱歉,_______先生/小姐,多谢您反映的意见,我们会尽快向上级部门反映,并在_______小时(根据投诉的类别和客户类别的不同而不同,见服务时限标准)内,给您明确的答复,再见。”
  不可以说:“喂,没事了吧,您挂_______电话吧。”
  
  五、软硬件故障
  22.遇到操作界面反应较慢或进行相关资料查询时或需要客户等待时应先征求客户的意见
  客户代表:“对不起,请您稍等片刻,好吗?”在得到客户的同意后按静音键,取消静音后,客户代表:“对不起,让您久等了。”
  不可以没有抱歉和感谢!
  23.遇到设备故障不能操作时
  客户代表:“对不起,线路正在调整,请您稍后再来电,好吗?”或请客户留下联系方式,等设备正常后及时与客户联系。
  不可以没有抱歉以及后续工作!
  24.遇到客户询问客户代表个人信息超出话术标准时
  客户代表:“对不起,我的工号是_______号。”若客户坚持要求,可告诉客户公司规定只能通报工号。
  不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话!
  25.遇到客户提出建议时
  客户代表:“谢谢您,您提出的宝贵建议,我们将及时反馈给公司相关负责人员,再次感谢您对我们工作的关心和支持。”
  不可以没有感谢或赞扬!
  26.需请求客户谅解时
  客户代表:“对不起,请您原谅。”或:“对不起,很抱歉。”
  不可以没有抱歉口气!
  27.遇到客户向客户代表(_______)致歉时
  客户代表:“没关系,请不必介意。”
  不可以没有回应!
  28.遇到骚扰电话时
  客户代表:“对不起,您的要求不在我们的服务范围内,请您挂机。”若客户仍纠缠不休不肯挂线,客户代表应将来话转接到自动台或报告现场业务主管。
  不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话!
  29.遇到客户善意的约会时
  客户代表:“非常感谢!对不起,我不能接受,再次谢谢您!”
  不可以责怪以及不礼貌的直接挂断电话!
  30.遇到客户提出的要求无法做到时
  客户代表:“很抱歉,恐怕我不能帮助您!”或“很抱歉,这超出我们的服务范围,恐怕我不能帮助您。”
  不可以说:“喂,不可能的吧。”或“不可以,完全不可以!”
  31.遇到客户向客户代表(_______)表示感谢时
  客户代表必须回应:“请不必客气”或“不客气”,若客户进一步表扬,客户代表:“请不必客气,这是我们应该做的或这是我们的工作职责,感谢您对我们工作的支持,随时欢迎您再来电。”
  不可以以生活化的词语口气回答
  32.遇到无法当场答复的客户咨询
  客户代表:“对不起,请您留下您的联系电话我们查询后将尽快与您联系,好吗?”客户:“……”。客户代表:“先生/女士:请问您贵姓?”客户:“……”。客户代表:“谢谢您的合作,再见!”
  不可以随意回答或自以为是的回答
  
  六、结束语
  33.向客户解释完毕后,应向客户确认是否明了
  客户代表:“请问我刚才的解释您是否明白/是否清楚?”若客户不能完全明白,应将客户不明白的地方重新解释,直到客户明白为止。
  不可以说:“喂,听懂了吧?”
  34.通话终了时,应询问客户是否还有其它方面的咨询
  客户代表:“请问还有什么可以帮助您?”在确保客户没有其它方面的咨询后礼貌地说:“感谢您的来电,若有问题请再次来电,谢谢再见!”
  不可以说:“喂,没事了吧,您挂电话吧。”
  35.遇客户通话完毕仍未挂机
  客户代表:“请问还有什么可以帮助您?”若客户仍未有回应,客户代表:“对不起,我挂线了。”然后过5秒挂机。
  不可以直接挂机。
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